項  目

內容細項

應有內容及重點

組織運作

組織章程

1. 1.      社團成立宗旨

l   含社團簡介、成立經過

l   歷年社團活動概要，特殊經歷

l   歷年指導老師、幹部及社員名單

1. 2.      社團組織會議(非活動會議)

l   社團組織內部會議

l   社員大會

l   會議需要有–簽到單、會議紀錄、會議資料、開會通知單

1. 3.      幹部組織架構與職位分配

l   幹部職掌工作內容說明

l   幹部工作細節資料傳承(幹部心得、工作細項流程)

1. 4.      社團的收費退費標準

l   收費辦法說明

l   退費辦法說明

1. 5.      社團選舉社長及罷免社長的標準

l   社團社長的選舉標準與辦法

l   罷免社長的標準與辦法

l   社團改選及交接紀錄

l   幹部交接與傳承活動的會議資料

※有任何異動須保留原有舊資料並附上新的更改資料，新舊資料都必須保留，資料上並清楚寫明更改的時間，及會員大會表決通過之證明

年度計畫

1. 1.      社團活動年度計劃表

l   活動行事曆

l   年度目標及計劃、期末執行總檢討

(含是否符合社團成立宗旨、是否有主題？)

1. 2.      社團短中長期計畫(含前任短中長期計畫表)

l   短期1年內計畫

l   中期1-3年計畫

l   長期3-5年計畫

(含目標、實施策略、具體項目、經費需求、資源管道)

1. 3.      歷年度計畫及執行檢討報告(執行摘要、檢討、經費使用)

l   執行摘要

l   執行成效表

l   檢討報告

l   經費使用說明

管理運作

1.社員凝聚力的象徵活動

l   社員大會(期初社大)活動企劃

2.聯絡資料

l   幹部資料(含個人簡介、聯絡方式、專才及經歷)

l   社員聯絡資料

l   指導老師資料

l   社團講師資料

l   歷屆幹部聯絡資料

活動資料

計畫

l  已簽核之活動申請書影本，含活動計晝書

l  籌備／行前會議紀錄

宣傳資料（報名表、影印式宣傳單、邀請卡等）

執行

l   活動海報／手冊／節目冊/宣傳資料（報名表、影印式宣傳單）

l   參加人員、表演人員、工作人員簽到單

l   活動行程、活動內容等（例演講人簡介、演講大綱、影片綱要等）

l   活動照片至少八張，附文字說明（如果文字資料太少，則多點照片）

檢討

l  活動成果報告表

l  檢討會議紀錄(包含經費檢討，活動是否續辦及建議)

l  心得報告及反思／問卷統計分析

課程資料

課程資料

l   一般課程講義、教材及資料

l   蒐集與社團/組織宗旨相關之資料

財物管理

帳目

l  學期(年度)預算及執行決算表

l  Excel.電子帳，含三個年度

l  帳目可依習慣列分類帳或流水帳

l  每頁帳目列有表頭、學期別、社團名、接上下頁等確認

l  總務、社長、指導老師簽名確認(每頁均有)

l  經費交接清單

支出憑證

l   另設單據黏貼冊

l   單據(含替代之支出憑證) 應合法、編號，黏貼整齊(物浪費頁面及過於擁擠)

l   收取社費之收執聯應收集入冊

l   申請學生會費補助之活動款項，應以活動經費差異表替代支出憑證，並於帳目註明

l   申請學生會費補助之財產款項，應以支出傳票替代支出憑證

l   申請學校其他經費補助之活動款項，可以活動執行成效表替代支出憑證

財產

l   清冊內容完整(持續使用之表單)—照片、名稱、編號、價目、購買日期、存放地點、備註(使用年限、現況等資料)

l   財產交接清單

l   保管人、社長簽名確認

l   財產管理辦法(借用方式、借用登記等，依各社情形執行)

整體性

外觀

l   資料檔案的書面應可展現社團特色具紀念性

l   資料冊書面、書背應整齊一致、清楚列出「學生名稱」、「社團名稱」、「年度(學年度)」、「卷冊名稱」、「編號」，以方便查閱

l   資料編號由社團/組織自訂，應有說明

其他

l   資料目錄齊全，利用耳貼、頁碼、目錄等易於查詢

l   資料電腦化，減少手寫部份

l   資料檔燒錄光碟

l   使用適當資料夾收存資料