喜帖寄送數量計算、婚宴賓客參加人數統計與桌數保守預估

發送喜帖與統計賓客參加人數可說是辦婚禮最頭痛的問題,相信平常有在辦活動或是當主揪就知道,要統計參與人數是件不容

易的事,而且婚禮參加人數都還是破百人以上,更是一件非常大的工程,所以可以透過網路、電話、喜帖、等工具發佈活動消

息,並收集參與者出席資料,確保能夠大約估計參與人數,並提早預訂到婚宴飯店餐廳,因為如果沒有事先估計參與人數與桌

數,沒辦法下訂婚宴地點,所以都會事先預估大約好,訂好飯店日期,才能做後續更多的婚禮籌備事項

發送喜帖的第一階段

可先篩選初步賓客名單,通常會使用網路FB或google表單、口頭詢問的方

式,來確認初步邀請名單;發送喜帖的名單不外乎之前曾包過紅包的親友,或主動表示願意出席的友人,還有目前仍有在聯絡

的同學朋友,如果部份同學以前交情不錯但中間失聯,建議還是先初步詢問再寄送喜帖比較不失禮,至於公司同事或生意上的

夥伴,同部門交情不錯的同事可以每人一張帖,至於親屬長輩就交由雙方家長去通知派帖即可,也可避免禮數上的不足;初步

名單確認後,就可以統計喜帖印製數量並寄出給親友。婚禮最讓新人頭疼的就是統計數量,沒有數量就不好安排桌數、喜帖、

喜餅…等後續的進行,

 

一、草擬賓客名單與初估桌數

一定有很多賓客都必須到了前一個月才能真正確定是否出席,所以可先將賓客名單分為「已確認」 與「未確認」,

後者先放在預備桌的計算名單內,婚宴前7天做再最後確認人數統計時,可再調整是否加桌

餐廳大都不接受客人臨時突然減桌,所以預計桌數時一定要保守估計。

貼心注意:

  • 可與餐廳/飯店 索取桌圖與交通資訊宣傳單,
  • 桌圖主要規劃賓客座位區域,而交通資訊宣傳單可與準備在婚禮前一個月寄發喜帖時給。

二、喜帖數量

喜帖寄發來自於:

1. 朋友:至少有半年以上的交情,平日也多有聯繫者。

2. 同學:畢業後常有聯繫者

3. 同事:到職半年以上交情不錯的同事;以前同事半年內還有聯繫者,但如超過一年以上疏於聯絡者,就需要斟酌考慮囉。

4. 親戚:大部份由家長發落,主要發給近親的長輩。

 

如何計算喜帖需要的張數?

依據先前統計的宴客名單,包含男女雙方長輩的親戚朋友、新人的同學、同事、好友的份數,

最後加個15~20%,以免之後還要追加而重印喜帖不划算,亦或是依桌數的6~7成左右來抓喜帖的張數。

貼心注意:

1. 喜帖印製約二個禮拜左右

2. 賓客的收件地址名單可列出清單製作列印然後再貼上信封,可節省很多親手填寫的時間

3. 喜帖寄出時間要抓婚禮的前一個月統一寄出為佳。

三、喜餅數量

1. 價位: 原訂價VS量多折價

2. 口味、內容物量、保存期限(一般西式30天、中式7天)、包裝特色

3. 送貨是否需運費、可否分送不同指定地點、需幾天送、或可否全省門市取貨

4. 下訂後的變更,若需改多久前告知?

5. 付款方式、付清餘款時間、如事後追加價位如何

6. 是否有贈聘金盒、三層木盛盒、木檻、香燭禮炮四色糖禮盒、送客用的喜糖、小盒喜糖、喜卡、珠寶盒、喜糖盤等

7. 統計數量建議要多抓以避免有臨時來的女方賓客

喜帖寄出以後,將喜帖總張數乘上1.5倍就是約莫的賓客人數,

一般來說,七張帖子可湊成一桌,以此類推便可估算出宴客桌數。

 

補充說明與注意事項

目前新人大多提前半年到一年預定宴客場地,但有些細節在訂席時就必須跟訂席人員確認,

如每桌可容納人數、每桌可容納高腳椅數、基本桌數或低消、預備桌桌數、爆桌如何因應、

桌數不滿可否打包或擇日使用、素食如何計費…等等,這些都是事先必須跟宴客場地確認的問題,

而婚宴當天招待最重要的任務,就是避免爆桌還有空位過多的情況發生,

桌次席位管控得宜,才能為新人省下不必要的支出,所以桌次人數統計表記得要準備備份給招待人員,

門口迎賓處標示清楚的桌次和座位表,也可以稍微分擔招待當天的工作量。

 

宴客日如果是一般週末,出席可能會達到九成左右,但如果是黃曆上的大好日子,出席率就會低一些,

因為賓客很有可能手頭上會有多於一張的喜帖,此時就會出現二選一的局面,

導致出席率不如預期,新人可以依照出席率、基本桌數以及預備桌,去計算出最折衷的宴客桌數;

其實,最好的桌數估算方式,還是在婚宴前兩天一一打電話向賓客確認人數,

順道提醒宴客地點和時間,相信賓客如果感受到新人來電的誠意,一定會帶著最誠摯的祝福前往參加。

 

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