好還要更好,超優秀社團人檔評精進秘笈筆記!!

 

這次擔任致理技術學院的社評評審,這次我主要評的項目是活動績效與組織章程

大部分的社團都表現不錯,以下我列了很多當天的小建議,希望好還能更好^-^

 1.組織章程的訂定時間是?要寫在右上角,組織章程內容要召開社員大會做說明
並且要有社員簽到單、開會紀錄、修改辦法、修改後的前後對照表要有
 
2.召開會議要有會議資料、參與人簽到、出席情況統計(應到人數?實到人數?請假人數?)

3.人事資料裡後面要放歷屆幹部及社員聯絡通訊錄(第幾屆、職位、系所、聯絡方式)

4.講師資料要建檔放入人事資料,講師要有聯絡方式註明

5.辦活動可以邀請學長姐參與的特殊活動是什麼?EX:社慶,讓學長姐與學弟妹們聯絡感情交流的活動

6.正式社長改選要有投票記錄、現場拍照、簽到、投票結果

7.活動行事曆可以做成月份式的,可以搭配學校的行事曆表格來做,標示每個活動的日期
行事曆可分為社員版的行事曆、另外也可以做幹部專用的行事曆

8.活動要有年度執行成效表(就是所有問卷的總記錄打成一張表格,EX期初社大80%參與度、社課70%參與度…..等

9.短、中、長期計畫(短期:1年內目標、中期:1-3年、長期:3-5年),要有與上一屆的計畫比較表格,才能知道哪些已完成
哪些目標還沒完成,並註明已完成項目

10.有無善用網路行銷工具、EX:facebook、社團官網、youtube上傳宣傳影片、寄e-mail….等0成本的免費行銷資源
一來可節省宣傳紙張的費用、二來可在網路上累積人氣增加社群互動性創造口碑

11.每個活動一定要有檢討會、問卷統計表(圓餅圖)+問卷結論分析(才能知道下次需要改進的地方有哪些)
  
        
12.跟學校合辦的活動假如是協辦或幫忙也盡量跟主辦單位copy活動企劃書、附上參與的照片做說明、及參與心得與建議
以便後續是否繼續承辦或換合作其他活動,有證明參與就有加分

13.可辦與歷屆不一樣的活動,可以學習其他社團特色融入自己的社團,評審對創新的活動都特別感興趣,當然對自己社團
也會有很大的成長與突破,並給人耳目一新的感覺,社團就會不斷的成長茁壯

14.活動照片盡量多印幾張放檔本後面,並附加照片說明,可以用來傳承,也可以做紀念,要了解一個社團的活動最快的方式就是看照片
照片中有(人、事、時、地、物)五大特色,(人:參與人數多寡看的出來、事:照片中可敘述出照片裡的人在做些什麼?時:可以查出照片的拍攝時間
地:可以看出活動地點、物:可以看出道具項目及所需用具)…..等,除了紙本文字的檔本外、最有效傳承活動內容的就是看照片啦!
尤其對新社員、及沒參與你們活動的評審看最有效
  
 
 
 
 
      
15.檔本資料可以燒成光碟附在檔本後,方便學弟妹們傳承及修改資料
 
16.可積極參與校外活動或和別校合辦活動 
 
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 附註
 
1. Q&A社團檔評的意義??
 A:除了比賽爭取榮耀之外,最最最重要的事——傳..承!!
 有資料學弟妹們才能鑑往知來!
 
 2.有機會可以去全國社團檔評觀摩(免費進入參觀),多去交流、多去學習、多去請教高手,他們都會非常熱心教你,真的!記得帶名片
 
 3.多參與校外性活動EX:與外校社團合作經驗(可彼此切搓學習)or與營利企業界企業合作經驗
 
4. 多參與比賽(校內外都可)多參加團體競賽–不一定要與社團很有相關ex;10人11腳競賽(只要可看出團隊向心力、幹部積極參與就可以參加)
 
5.電腦普及,資料E化時代,盡量做電子檔備份、燒成光碟
  

6.把系上所學到的能力帶到社團來ex;多媒系可拍片做動畫、海報等、資管可發揮網路行銷的能力…等,善加利用系上資源 

7.多善用網路免費行銷資源、可以多拍攝影片放置youtube說不定下一個爆紅的會是你!多多增加曝光度

 8.可以舉辦像社慶這樣的活動,可以請已經在業界工作的學長姐,請她們幫忙可否提供社團目前需要的資源,我相信學長姐們都很樂意
 可以請他們當講師、贊助商、顧問、提供業界人脈資源….等
 
 9.最後一點:很多社團都越來越優秀的情況下,想要更傑出就要創造「差異性」,做別人還沒做的事,做別人想偷學你的事,因為你要做為先驅者
就可以成為優秀中得優秀!

by 謝謝小天使幫我做的筆記^-^

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