文書的氣質:願要大、志要堅、氣要柔、心要細。

願要大

發願為營隊寫歷史，為活動做見證。

重要的是在營隊前做妥善的規劃，大概可以包含三部份:

1、檔案的規劃:營隊訊息的蒐集(營隊緣起、營前籌備的說明) 、文件表格的整理(報名表、行前通知、各組所需的表格檔及會議記錄…)…等。

2、營隊進行中所需的物件資料:美宣道具的製作(配合各組如組牌、桌牌、課堂海報、邀請卡、感恩卡、獎品…) 、營區的佈置(校區平面圖標示各定點方位、靜思語海報…) 、組員的工作配置及訓練(營前及營中工作分配，除了一般性事務外，要建立專人做專事的概念;以及營後檔案製作人員的確立…) 、營隊的文件準備(各類文件都要影印備份，多準備幾份簡易版的營隊企劃書、活動回饋單) 、手冊規劃(工作人員:著重營隊進行的事務工作提醒;學員:可做尺寸較小較易攜帶)

3、其它:各種人員資料的整理(保險名單、學員資料建檔、工作人員通訊錄…) 、與各組形成工作默契(ex.將所需要的表格電子檔製成磁片發給各組長、建立工作模式及窗口…)

氣要柔

接下來我們談談與各組的協調與合作方面:

    與行政組

我們要隨時把營隊的資料掌握好、譬如人員資料、課程表，最好是能準備幾份資料內有簡單的營隊企劃書、課程表等，一但有外賓或是學校師長要了解時，可以提供行政組呈報。協助領隊把營隊在活動進行中值得記錄的花絮片段整理成新聞稿也是很重要的，並且可以到親民學報投稿，與全校的同學分享。

    與隊輔組

如果你當過小隊輔，你會了解，總是會有許多大大小小的事情需要請隊輔組協助調查，或者你是一位學員不會抱怨一天一份資料的調查與回收，不但佔用了寶貴的小組時間，而且因為無法使每一位隊輔都充份了解各資料的用途，所以往往事倍功半，惹得怨聲載道。這時後如果我們可以事先把需要調查的文件資料(ex.回程車次調查、平安家書、採買單、各組學員核對資料、課程配合表、小卡、心得分享調查表學員回饋量表、標籤貼紙…)都準備好一份份的放進小隊輔的資料袋裡，順便裝入小組牌、奇異筆、外出要用到的防蟲藥膏、另外附上一份使用說明標示各資料物件使用方式及回收時間，這樣子隊輔和文書之間就有了加乘的功效了。

    與課務組

課務組也算是文書組龐大工作量的來源之一，而且常常是突如其來的大量物件或大型道具的製作，不過也不能全說是課務組夥伴美麗的錯誤，因為課務組有時是為了要配何講師的課程所做的變更。這時候文書組夥伴更是要好好準備一碗四神湯(知足、感恩、善解、包容)好好的服用囉!!

但是與課務組夥伴難道只有這樣的相處方式嗎?其實也不然，文書組長在開營前多多的了解課務組的想法與課程包裝規劃，其實，文書組長在聽取課務組夥伴的請求支援時，也可以運用專業的角度與智慧了解課務組的需求以便兩方能合作的更有效率。只要想到我們文書夥伴的巧思與化腐朽為神奇的力量都會化作一件件的道具、課堂輔具或是場地佈置一起陪學員學習成長，再多的辛苦都是一份勇於付出、樂於配合的動人力量。

    與生活組、器材組、總務組

其實，生活組和我們同樣都是屬於營隊的幕後人員，所以總是能互相體諒惺惺相惜，比較需要互相協調的應該是報到的動線規劃，及圓緣典禮的支援，尤其若是報到牽涉到要購買衣物物品是絕對少不了生活組的，不過我們在外出隊以一切崇簡。不過最最重要的是生活組必須仰賴文書組每天回報的全營隊人數來決定正餐與點心的數量，如果消息提供錯誤可是會釀成大禍，嚴重時會有「惜福餐」的出現!所以我們一定要把份內的事做好唷!!

關於器材、總務的部分，可以視需要進行支援，主要是部分表格與清單的整理。

◎小熊的足跡 – 校內檔案製作

    當你見到所有的書面資料時，你或許從來不去珍惜，也未曾想過這份東西是如何產生的?它的資料是從何而來?它的文章如何能如此流暢?它的編排是否讓我看了如此舒服?使用起來是否方便?

    然而，這些點點滴滴的累積，小地方的用心，耐勞、耐煩、默默奉獻，卻都是文書組修行的功夫。

    凡走過的必留下足跡，為的不是彰顯功德，而是為後人鋪路，意即「傳承」。

任何一個小地方都要用心，眼光放的遠，從別人的角度看看怎麼樣才能最便利、最舒服、最有收穫，如此去做就是修行。

給第一次擔任文書組長的你

¢文書地圖(文書組的工作內容)

一、資料製作與管理:行事曆、通訊錄製作、社員資料建檔、各式文書資料建檔管理。

二、宣傳:海報文宣製作(大型海報、宣傳單) 、各式卡片、網路宣傳

三、紀錄:會議記錄、活動紀錄、撰寫活動新聞稿(出刊物)。

四、攝影:活動影像留存、照片/底片的管理。        

五、網路上訊息的彙整與流通:管理社團BBS版、上網將社團訊息隨時彙整與公告、網頁製作管理。

六、資料蒐集規劃:

一項活動所需蒐集的檔案資料包括(按時間順序)

l   (活動前) 

活動申請書

活動企劃書

活動工作分配表

活動預算表

籌備會(包括開會通知&會議記錄)

行前會(包括開會通知&會議記錄)

小宣傳單

邀請卡

報名表

行前通知

l   (活動中)

活動簽到表

                            營手冊或講義類等紀錄資料

                            活動照片紀錄

                            (依活動大小決定照片的多寡)

l   (活動後)

活動心得或迴響紀錄

“統計好”的回饋表

支出明細表

收支差異明細表

活動檢討會(包括開會通知&會議記錄)

活動評估分析表

七、檔案製作:將活動足跡完整紀錄與呈現，也是給下屆學弟妹一個參考的寶庫。

¢做自己的百寶箱:

    必備相機

凡走過必留下相片，從活動籌備期、到活動開始之前的準備、以及活動結束後的收拾、檢討，都不要忘記為每一位辛苦的同學留下勇於承擔、動人的紀錄。

        各式空白表格

   平時可以將各式表格存在磁片中(或影印一份)給每位組長，在活動籌備中即可以直接留下資料檔，又不怕缺了哪樣。

   ※ 請多多參考各個學校的文書表格!!

   必備文書處理的能力

   充實電腦知識技能:word、excel、asscess、電子郵件、網頁建置、繪圖軟體等。

  美工:POP、卡片巧思

¢錦囊妙計(問題解決Q&A)

Q:要怎樣才能把檔案做好呢?

A:做檔案前一定要仔細規劃檔案的內容要放些什麼東西，先將檔案內容大綱你出來，決定要以何種方式呈現(註1,2)，有了確定的資料蒐集方向，就能夠提醒自己與別人在活動中留下該留的資料、不會有遺漏之憾。切記不要沒有計劃，只看活動後有什麼資料才來做檔案，通常這樣的方式會使很多寶貴資料追不回來(不能否認活動完後還要大家補齊資料是很困難的一件事)，而檔案也難有完整的呈現。

【註1】通常檔案類別分為:文字傳承檔、影像照片檔或兩者結合

【註2】內容資料排列方式:

1)                    按活動時間：從籌備→活動中→檢討，所有資料按時間順序放入檔案中;

2)                    按資料性質：會議記錄類、活動企劃書類、功能組工作類、照片類。

3)                    照片檔:

每幅照片下最好都能有「活動時間、地點、活動名稱、照片內容、攝影者、編號」等項目，讓觀看的人能分享盛況。而且最好能在檔案後面放上所編列再檔案中的照片的底片或光碟，這樣子的話如果有人認為這張照片拍的不錯想要加洗，他只要拿出在檔案後面所附的底片或光碟去加洗即可，而不用還要找尋做檔案的人問照片的去處。

Q:活動時常常照了很多照片，可是有一大半都沒有用處，感覺很浪費。

A:在活動時照相，除了精采畫面的紀錄，重點該在於活動檔案的製作。建議活動時的攝影，也應該做事前的規劃。攝影者應該:(1) 在之前了解活動流程:(2) 計劃照片的內容:哪些時候可能會有精采鏡頭、視活動的重要時刻【註1】;(3)活動依照事前計劃攝影，若有其餘精采畫面也不要衝動，想想你照的這張照片會不會是有用、有效的照片再按下快門。

另外，活動的照片可以讓大家加洗提高有效價值。(跟總務配合)

【註1】活動照片應該有全景、局部景、遠近鏡頭都要有。在照人的時候不要距離太遠，免得沖洗出來效果差而不能使用。

※相機的電池最好是使用相機專用的，這樣子可以避免因電池電流不足而造成影像的重疊。盡量不要用拍立得相機，因為畫質很差!!

¢悄悄話(加油鼓勵打氣的話)

將檔案完整的做出來，是一件很有成就感的事，雖然之前的資料蒐集不容易，面對一些資料的缺少甚至會有無力的感覺，但是:事前的規劃絕對是檔案製作的不二法門。加油，文書組!

參考文獻

親民技術學院 92年社團領導幹部訓練手冊