社團傳承與活動檔案資料管理-資料管理的重要性

全國社團檔案評鑑〝特優〞  

 資料管理的重要性

建立社團檔案的重要性的各種不同面向分析

l   校方:

用最公平的方式評鑑各種不同類型社團的最好方法

比的就是哪個社團能把這一年社團經營的過程給記錄下來

最能擁有傳承能力的社團,會是未來學校考量培育社團及經費分配的標準

擁有好的傳承力的社團才能夠持久,才不會倒社,才不會浪費社團經費

傳承無法只靠口述,要用資料去佐證,才能一屆傳十屆,十屆傳百屆之久

l   幹部:

過往幹部所花費的所有努力與心血的過程能夠有所紀錄並保留下來,

在幹部交接與傳承下能夠將每一屆的精神、經驗都能一屆一屆傳承下去,

l   社員:

可以詳細了解社團的規模與組織,了解社團過往的歷史,會是未來加入社團幹部的參考標準之一

 

 

為什麼要做?非做不可的理由?還有潛規則?

l  爭取社團在學校中的地位

l  爭取社團經費

l  爭取社團辦公室的大小及地點

l  爭取社團教室的優先使用權

l  爭取社團大型活動主導權

l  是傳承交接最好最省時省力的方法

l  同樣的錯不會再犯第二次

l  好的經驗可以持續做

l  交接輕鬆,幹部有多的時間可以嘗試做社團活動新開發

l  為自己及團體夥伴們留作紀念

l  學習資料管理及整理,出社會經驗的磨練方式

l  容易建立一套標準及流程,幹部領導較有規則可遵守

連帶影響:社團社員人數多寡、社團規模大小、社團的多元性

 

不做會怎樣?

l  社團傳承斷層問題每屆持續發生

l  幹部都必須重頭開始學習,社團容易停滯成長

l  同樣的錯誤還會一直再犯

l  不知道那些可以持續傳承,那些可以改進,

l  社團在學校及往後的幹部認知中,毫無任何紀錄保留

l  增加幹部間彼此磨合的時間拉長及容易產生紛爭

連帶影響:幹部間學習辛苦,幹部無法提供更好的服務給社員

社團風險變動大、社團始終原地踏步無突破、會浪費多餘的時間在犯錯上

 

 

 

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演講邀約聯絡來信:zoroshin.wu@gmail.com

 

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