社團傳承與活動檔案資料管理-活動成果結案的建檔與保存

 全國社團檔案評鑑〝特優〞    

2.活動成果結案的建檔與保存

要做些什麼內容?什麼東西該放?

  1. A.      有助於經驗傳承的資料
  2. B.      為自己花心思花心血的活動留下痕跡
  3. C.      讓社團這一屆留下歷史,讓往後的學弟妹們能夠社運昌隆

l   活動的籌備企劃

l   活動會議的討論內容記錄

l   活動社員的問卷反應及意見

l   檢討會內容的改進內容及方式

l   活動前及活動中的影像照片記錄(含過程、視覺物、具有事件性的照片,不要都只拍人比YA的一堆照片)

l   活動所需準備的所有內容

 

 

※準備資料想一想?

l   活動前有什麼?活動企劃書(一籌會、二籌會、行前會、開會紀錄表)活動海報、活動報名表..還有?

l   活動中有什麼?活動簽到表、活動紀錄照片、影片、活動中使用的內容

(包含表演劇本、主持人台詞、課程講義、能夠紙本化的都要保留) ..還有?

l   活動結束後有什麼?社團問卷、問卷統計結果表、檢討會、檢討會議記錄、活動經費支出收入使用表..還有?

 

※什麼時候該做?

活動執行前、活動中、活動後都有文件表格,都已經有現成的內容

平時有在做整理收集的動作,就不會覺得做檔本是浩大的工程

大多數沒做的原因是「拖」,活動一結束在檢討會結束後一周內就可以收集全部

收集完再辦慶功宴也不遲,千萬別拖~活動很多,一拖下去會累積龐大的債務

 

※如何分配製作檔本?

每個活動都有個總召,總召就是整個活動的主要專案負責人,

最清楚也最熟悉活動的所有細節,所有的文件表格由總召負責收集這次活動的所有資料,

文件可指派其他夥伴製作,但主要收集的任務由總召負責,

少的文件由總召負責催收,最後將資料補齊給社長看過並完成所有簽名,

在由社長跑學校流程蓋章,社長主要任務是檢查所有活動總召的所有文件檔本,

是否確實完成,最後將一整年的所有活動保留下來,並順利交接給下一屆。

 

※分工合作製作的方法

每個幹部都有個職稱,像是文書、美宣、攝影、總務、場器等等

l   例如會議記錄可以分配給文書

l   活動使用的視覺設計、美宣品等可以分配給美宣製作收集

l   活動前的準備過程側拍、活動中的影像紀錄由攝影負責收集並燒成光碟

l   總務負責活動的財務及經費紀錄

l   場器負責收集器材使用租借單等等

由活動總召負責向各相關幹部收集所需要的檔本內容資料,放置在活動資料夾裡,

最後在交由社長檢查所有資料內容,並補足所需,即完成一個活動專案資料

 

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