社團傳承與活動檔案資料管理-活動成果結案的建檔與保存
2.活動成果結案的建檔與保存
要做些什麼內容？什麼東西該放？
- A. 有助於經驗傳承的資料
- B. 為自己花心思花心血的活動留下痕跡
- C. 讓社團這一屆留下歷史，讓往後的學弟妹們能夠社運昌隆
l 活動的籌備企劃
l 活動會議的討論內容記錄
l 活動社員的問卷反應及意見
l 檢討會內容的改進內容及方式
l 活動前及活動中的影像照片記錄(含過程、視覺物、具有事件性的照片，不要都只拍人比YA的一堆照片)
l 活動所需準備的所有內容
※準備資料想一想？
l 活動前有什麼？活動企劃書(一籌會、二籌會、行前會、開會紀錄表)活動海報、活動報名表..還有？
l 活動中有什麼？活動簽到表、活動紀錄照片、影片、活動中使用的內容
(包含表演劇本、主持人台詞、課程講義、能夠紙本化的都要保留) ..還有？
l 活動結束後有什麼？社團問卷、問卷統計結果表、檢討會、檢討會議記錄、活動經費支出收入使用表..還有？
※什麼時候該做？
活動執行前、活動中、活動後都有文件表格，都已經有現成的內容
平時有在做整理收集的動作，就不會覺得做檔本是浩大的工程
大多數沒做的原因是「拖」，活動一結束在檢討會結束後一周內就可以收集全部
收集完再辦慶功宴也不遲，千萬別拖~活動很多，一拖下去會累積龐大的債務
※如何分配製作檔本？
每個活動都有個總召，總召就是整個活動的主要專案負責人，
最清楚也最熟悉活動的所有細節，所有的文件表格由總召負責收集這次活動的所有資料，
文件可指派其他夥伴製作，但主要收集的任務由總召負責，
少的文件由總召負責催收，最後將資料補齊給社長看過並完成所有簽名，
在由社長跑學校流程蓋章，社長主要任務是檢查所有活動總召的所有文件檔本，
是否確實完成，最後將一整年的所有活動保留下來，並順利交接給下一屆。
※分工合作製作的方法
每個幹部都有個職稱，像是文書、美宣、攝影、總務、場器等等
l 例如會議記錄可以分配給文書
l 活動使用的視覺設計、美宣品等可以分配給美宣製作收集
l 活動前的準備過程側拍、活動中的影像紀錄由攝影負責收集並燒成光碟
l 總務負責活動的財務及經費紀錄
l 場器負責收集器材使用租借單等等
由活動總召負責向各相關幹部收集所需要的檔本內容資料，放置在活動資料夾裡，
最後在交由社長檢查所有資料內容，並補足所需，即完成一個活動專案資料
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